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Como dominar a arte da videoconferência Como dominar a arte da videoconferência

Como dominar a arte da videoconferência

Como dominar a arte da videoconferência

Seis regras para dominar a arte da videoconferência e conseguir reuniões mais produtivas.


Publicado em 23-Abr-2020

Durante anos ouvimos dizer que nada substitui o contacto pessoal. Infelizmente, esse contacto está agora muito mais difícil  ̶  e assim continuará num futuro previsível. A alternativa, claro, são as videochamadas e 2020 vai ficar seguramente conhecido como o ano da videoconferência (VC).

Infelizmente, e por muito úteis que se estejam a revelar, as VC também se podem tornar num caos onde é muito fácil nos perdermos. Assim, para dominar as regras desta ferramenta, ter reuniões mais produtivas e arrasar a concorrência, aqui ficam seis dicas a seguir:   

1. A horas e preparado

A pontualidade é um hábito fundamental em qualquer profissão, mas não basta chegar a horas. Prepare a VC antecipadamente, se necessário distribuindo material de apoio entre os seus colegas previamente. Será a melhor forma de os deixar também preparados e aptos a contribuírem de uma forma mais positiva. Ao fazê-lo está também a marcar o tom da reunião, a contribuir para que existam menos “desvios involuntários” e basicamente a melhorar a produtividade geral.

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2. Videoconferência é com vídeo

Entre sempre numa VC com o vídeo ativo. É uma falta de cortesia entrar com o ecrã a negro, e este princípio permanece válido ao longo de toda a chamada. Desligar a câmara é o equivalente a levantar-se e ir embora a meio de uma reunião, pelo que se for realmente indispensável deve avisar de antemão, ou até solicitar essa permissão aos restantes.

3. Cuidado com o som

O silêncio é de ouro. Não numa reunião, dirá e com toda a razão, mas sobretudo a bem da troca salutar de impressões evite que os seus ruídos de fundo se intrometam. Podem ser as crianças a discutir, ou simplesmente o ruído do seu teclado enquanto tira notas. Para isso é fundamental manter o microfone desligado sempre que não está a intervir.

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4. Interromper ou ser interrompido, eis a questão

Uma videoconferência é exatamente como uma reunião  ̶  só que não…  Idealmente uma reunião deverá ser viva e interativa, com muitas participações, mas aquilo que parece natural ao vivo pode rapidamente tornar-se numa cacofonia virtual em que ninguém se entende. E na qual alguns tendem a esconder-se. Por isso, quem fala deverá ser conciso, e não se importar de ser interrompido. Mas quem ouve deve escutar com atenção, evitando interromper (embora não a ponto de se coibir de o fazer caso surja alguma questão pertinente). Confuso? Porque é mesmo. No fundo, cada um deve tentar seguir exatamente a mesma lógica de uma reunião, só que com cuidados redobrados. O treino ajuda a dominar esta técnica, e não se esqueça de chamar, à vez, todos os participantes a intervirem, para que ninguém se esconda.

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5. Uma imagem vale mais do que mil palavras

Lembre-se de que está em casa, mas a trabalhar, por isso bem podia estar com a mesma roupa que levaria para o escritório. Não será assim tão rígido, as regras são mais brandas, mas de qualquer forma deve preocupar-se com muitos outros aspetos: o fundo atrás de si, se está bem enquadrado na imagem, ou se a iluminação é correta e não está com uma cor estranha. Faça algumas experiências prévias, troque as luzes de sítio se necessário e mesmo que o ecrã do computador fique numa posição “estranha” para estar bem enquadrado, não se preocupe. O objetivo está alcançado pois o que interessa é deixar a sua cara a olhar diretamente para a câmara: olhos nos olhos.  

6. Tire o máximo partido das aplicações

Existem muitas aplicações de VC, mas não há dúvida de que o Zoom tem tido um ganho espetacular em popularidade. Muito provavelmente pela facilidade de uso e pelas hipóteses de personalização. Infelizmente, este sucesso repentino criou alguns problemas de segurança, com conferências invadidas, por vezes às claras, mas noutras em segredo. O fenómeno já ganhou nome: Zoombombing, e para o evitar muitas organizações mudaram-se para outras aplicações, como o Teams da Microsoft  ̶  num e noutro caso existem boas notícias.

A Zoom criou um manual de boas práticas com pequenas dicas para os utilizadores “fecharem” a porta aos indesejados.  Uma delas será habilitar a “sala de espera” como predefinição. Dessa forma, os participantes terão de ser aprovados, um a um, antes de entrarem na reunião e em qualquer momento um participante pode ser enviado de volta para esse purgatório. Outra solução será ter o cuidado de fechar a reunião a partir do momento em que o grupo está completo, pois assim mais ninguém poderá aderir.

Já o Teams está cada vez mais personalizável, e permite até alterar o fundo  ̶  sem dúvida uma das funcionalidades mais populares do Zoom.  A Microsoft oferece uma quantidade assinalável de fundos, e abriu o processo à comunidade, pelo que não tardará até surgirem muitos mais. O processo é simples. Apesar de ser uma excelente opção para preservar a privacidade, as crianças ou a casa desarrumada, em ambiente empresarial convém ter muita atenção ao fundo escolhido. Nada de praias paradisíacas, sobretudo se a sua empresa não é “assim” tão engraçada.