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Seis dicas de organização que funcionam mesmo Seis dicas de organização que funcionam mesmo

Seis dicas de organização que funcionam mesmo

Seis dicas de organização que funcionam mesmo

Há algo pior do que voltar e encontrar uma caixa de email sobrelotada e uma lista de afazeres infinita? Saiba como garantir um regresso menos stressante.


Publicado em 17-Set-2019

Podíamos estar a dar apenas conselhos para quem está de regresso ao trabalho, mas não. Estamos a escrever para todas as pessoas que ainda não encontraram a equação acertada para se manterem organizadas. Todos nós sabemos que uma boa organização + otimização do tempo é = a ser mais produtivo. E que a produtividade nos permite trabalhar melhor em menos tempo, o que nos deixa mais horas sem estar sob stress para gastarmos noutras coisas, além do trabalho, que podem ser bastante mais prazerosas. 

Já a visualizar todos os momentos possíveis que nos podem vir a trazer um pico de hormonas da felicidade nos próximos tempos – não há cá desculpa para estarem em alta só no verão –, reunimos seis dicas de organização no trabalho.

1. Arrumar a secretária é o começo de tudo

A primeira coisa a fazer, antes mesmo de ligar o computador, deve ser livrar-se de todos os papéis desnecessários que se encontram entre o sítio em que pousa geralmente os antebraços e o teclado. Tudo o que está à volta também deve ser criteriosamente selecionado. Apenas o essencial fica. Já agora, sabe aquele conjunto de post-its que estão colados ao computador desde 1976? Esses pois… Está na hora de os deitar fora! Tudo o que é dispensável só vai atrapalhar. É mais fácil organizar a mente se tudo o que estiver fisicamente no espaço de trabalho estiver também no sítio certo. Para uma motivação extra neste regresso (qualquer ajuda conta!), que tal renovar o material para algo mais moderno e funcional? Dê uma vista de olhos ao shopping.

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      Vários estudos concluem que quanto mais organizada está a secretária, mais motivados e concentrados estamos. Comece o dia com tarefas mais simples.

      2. A noite anterior tem um poder mágico

      Isso ou os últimos minutos antes da saída no dia anterior. São precisos apenas 10 minutos para preparar o dia seguinte. Verificar reuniões, confirmar deadlines, apontar notas importantes… O truque é deitar-se com o máximo de coisas feitas possível. Aqui entra também a preparação do que vai vestir e calçar no dia seguinte, assim como da carteira. É tudo tempo ganho pela manhã! E menor probabilidade de chegar ao escritório já de cabelos em pé.

      Imprevistos acontecem e nem todos os dias correm como planeado. O truque passa por deixar 20% do tempo da agenda em aberto para incluir tarefas de última hora. Se no final de contas tudo correr bem e não precisar de usar esse tempo, tem duas hipóteses: arrumar “as tralhas” porque amanhã é um novo dia ou usar esse tempo para fazer algo muito útil, mas que está a ser adiado há semanas.

      3. Antes de fazer scroll no Instagram é hora de estudar o plano do dia

      Agendas, calendários, listas de tarefas, apps… Aqui a melhor escolha é a preferência pessoal. Não há uma fórmula perfeita! Se ainda não encontrou o método que lhe dá o estatuto de guru da organização lá do escritório, dedique uma semana a cada opção e descubra com qual se sente melhor. Qualquer um destes auxiliares serve, na verdade, o mesmo propósito: apontar compromissos, priorizar tarefas e definir objetivos. A vantagem das apps que funcionam como agendas digitais é que permitem agendar uma hora como lembrete da tarefa. As restantes opções físicas devem estar à distância de um braço. Na Etsy encontra um sem-número de opções originais. Inspire-se e, quem sabe, não se aventura mesmo a personalizar um bloco de notas ou uma agenda.

      4. Rotinas fazem ganhar tempo

      Uma tarefa à segunda, a mesma tarefa à terça, repetimos às quartas e na quinta voltamos ao mesmo, à sexta… lá está a tarefa para cumprir. Quando algo passa a ser rotina, entramos naquilo a que chamamos de “rotinar o cérebro”. Isto ajuda a que tudo flua mais facilmente e permite que não seja preciso um esforço extra. Aplicar esta ideia pode passar, por exemplo, por definir horários específicos do dia para responder a emails (três a quatro vezes por dia no máximo!) e reservar horas certas para se dedicar a 100% a um trabalho específico. Não é 99% nem 77%. É 100%. Isto significa que qualquer hipótese de distração deve estar a quilómetros de distância (aka o telemóvel e aquelas notificações push que iluminam o ecrã a cada 30 segundos). Defina períodos curtos para cada tarefa. Se uma tarefa demorar mais do que uma hora, é porque não está fracionada o suficiente.

      Já alguma vez ouviu falar da técnica Pomodoro? Este modelo de gestão de tempo divide o trabalho em períodos de 25 minutos, com pausas de 3 a 5 minutos que devem ser usadas para tratar das distrações. Se estas surgirem durante o período de foco, não ceda! Aponte numa nota ao lado para não se esquecer e volte ao trabalho.

      5. Prioridades são para cumprir

      Por algum motivo são prioridades. A dado momento definiu que aquela tarefa era mais importante do que todas as outras e mesmo a lista infindável de coisas a fazer que de repente lhe caiu aos pés não deve tirar o foco ao que já era prioritário na agenda. Comece pelos emails, selecione os mais importantes, filtre pela data de envio e vá dando resposta. Os que ficaram de fora ficam para depois. Seguir a listagem de tarefas funciona como um plano estratégico que permite cumprir os objetivos definidos. Ao fazer check a cada tarefa, vai sentir-se mais motivado e otimista para continuar o dia.

      Experimente organizar as pastas de email por deadline em vez de tema. Cinco pastas bastam: inbox (não devem ficar aqui muito tempo), hoje (emails que precisam de resposta urgente), esta semana, este mês e, finalmente, informativos (emails que não precisam de resposta e que meramente comunicam informações relevantes). Defina alarmes para recordar que chegou o momento de checkar cada pasta – uma hora para os emails de hoje, uma manhã por semana para os emails de resposta semanal, um dia da última semana do mês para esvaziar a pasta das respostas mensais.

      6. Mais me time, menos pressão

      Fazer pausas regulares de descanso não é uma coisa má. Pelo contrário. É extremamente necessário! Começar o dia de forma demasiado abrupta e sob pressão exagerada só vai fazer com que entre num ritmo acelerado que pouco espaço deixa para pôr os pensamentos em ordem. Pare, mexa as pernas, coma fora da secretária e volte ao trabalho. Os fins de semana e/ou as folgas são para aproveitar ao máximo, mesmo que isso signifique passar os dias a fazer maratonas de séries ou filmes.

      Três apps para se organizar

      • Time Tune é a aplicação que permite visualizar a forma como utilizamos o tempo. É uma espécie de agenda virtual que ajuda a perceber se realmente estamos com falta de tempo ou se simplesmente o usamos mal.
      • Meal Reminder é a aplicação certa para quem quer manter uma rotina na alimentação. Os utilizadores decidem as horas a que querem comer e são lembrados através de notificação para que não se esqueçam e caiam no erro de saltar refeições. Também dá alternativas a alimentos que podem ser prejudiciais.
      • Spark é a resposta para todos os problemas com o email. A aplicação permite silenciar emails, filtrar newsletters e colocar emails pessoais numa caixa de entrada separada. Tudo é personalizável. E assim se vai dos 1579 emails não lidos para o há muito desejado zero emails por ler.
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