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Como aumentar a produtividade em teletrabalho? Como aumentar a produtividade em teletrabalho?

Como aumentar a produtividade em teletrabalho?

Como aumentar a produtividade em teletrabalho?

Com o teletrabalho a fazer parte do “novo normal”, estas ferramentas tecnológicas são uma preciosa ajuda para conseguir fazer mais em menos tempo.


Publicado em 04-Jun-2020

Ir trabalhar já não significa obrigatoriamente “ir para o escritório”, e mesmo com o desconfinamento em curso uma parte substancial dos portugueses permanece em teletrabalho  ̶  e assim deverá continuar nos próximos tempos. É por isso cada vez mais importante apostar nas ferramentas certas para ser bem-sucedido neste desafio.

1. Saber partilhar o ecrã

Por vezes, é muito mais fácil mostrar do que tentar descrever uma situação. Tal como fazia antes, quando convidava os colegas para virem ver no seu computador. Existem alguns programas que recriam na perfeição esse espreitar por cima do ombro, mas o Screanleap é provavelmente o mais simples de usar, pois envia uma “página de Internet” à qual todos podem aceder – todos os convidados e enquanto mantiver essa partilha obviamente. Como funciona por browser não necessita de instalar um programa e pode aceder a partir de qualquer dispositivo.
Grátis se usar apenas 40 minutos por dia ou a partir de 15 euros por mês.
Já o TeamViewer é uma ferramenta mais complexa, que permite até “ceder” o controlo remoto do computador. Pode ser especialmente útil para soluções de TI, e projetos que necessitem de um input de várias mãos em tempo real. Trial de 14 dias e planos a partir de 28 euros por mês.

2. Uma assinatura digital

Em algum momento poderá ser necessário um documento, mas se não estiver no escritório… Como fazer? Felizmente existem algumas formas de contornar o distanciamento, e a melhor de todas é fornecida pela própria Adobe nos seus PDF. Trata-se da opção Preencher e Assinar, que pode encontrar na barra de Ferramentas do Reader. Pode escolher uma assinatura sugerida, adicionar uma imagem da assinatura real ou ainda usar a app para dispositivos móveis e assinar diretamente com o dedo ou caneta. Ainda por cima é grátis. Já a opção Adobe Sign permite inclusivamente recolher várias assinaturas ao mesmo tempo, a partir de qualquer lado do mundo, mas tem um custo mensal de 43 euros.

3. Armazenar na nuvem

Um espaço de armazenamento ao qual todos possam aceder é essencial para um bom fluxo de trabalho colaborativo. One Drive, da Microsoft, e Google Drive são provavelmente os mais utilizados, mas para uma dose extra de segurança experimente a Sync, que oferece encriptação em tempo real dos ficheiros, inclusivamente durante a transferência. Mais, como a Sync não guarda qualquer informação sobre si, nem sequer os seus dados, estes nunca serão comprometidos, mesmo em caso de ataque cibernético. Por outro lado, também não terá forma de recuperar a password se a perder, e a conta ficará inacessível para sempre. Ou seja, garanta que pelo menos alguém na organização sabe sempre qual é.

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4. Redes virtuais

Continuando no capítulo da segurança, a sugestão será utilizar uma VPN, de Virtual Private Network, ou Rede Privada Virtual. Estas costumam ser descritas como um túnel, que corre em paralelo à autoestrada da informação, porque mantém a navegação totalmente privada e anónima, recorrendo, por exemplo, a diferentes servidores espalhados pelo globo. O segredo é a alma do negócio, e uma VPN pode bem ser a sua melhor arma para manter o seu, sobretudo se os colaboradores costumam aceder à Internet a partir de diferentes dispositivos ou de uma rede pública. Existem algumas VPN por onde escolher, como a NordVPN ou a ProtonVPN. Os preços começam nos 4 euros.

5. If This Then That

Adapte-se à Internet das Coisas, na qual é muito mais fácil automatizar ou mesmo criar processos informáticos sem qualquer conhecimento de código. Existem programas com esse objectivo, que permitem criar um comando como: “Se receber email de tal pessoa, criar um alerta no calendário ao final do dia”, para não correr o risco de ver esse email perdido na voragem dos outros e deixar uma pessoa importante sem resposta. E isto, obviamente, entre programas de email e de calendário que não estão interligados. A primeira plataforma a permitir este tipo de ação chama-se precisamente IFTTT (If This Then That), mas pode ainda contar com o Zapier, mais dedicado ao ambiente empresarial. Grátis na versão básica e com planos a custarem desde 18 euros.

6. Uma appTo Rule Them All

Slack e Teams… anda meio mundo a trabalhar numa destas duas aplicações para se ligar aos colegas a partir de casa, trocar notas ou organizar o trabalho. E não é de estranhar pois são as aplicações mais completas e bem integradas, permitindo recriar um ambiente semelhante ao do escritório, só que com alguns sentados na cozinha, outros de pijama no quarto, e outros ainda num parque ao ar livre… O número de utilizadores já era muito grande antes desta pandemia, mas desde então disparou, com o Slack a ultrapassar os 13 milhões de utilizadores e o Teams os 70 milhões. Nestas plataformas encontra serviços de chat para todos os membros da organização, abertos ou dentro de grupos fechados ou em mensagens privadas. Partilhar e armazenar ficheiros e trabalho colaborativo, fazer videoconferências, trocar ideias ou tarefas. Por vezes chega a ser ligeiramente caótico, tal e qual como num escritório, mas pelo menos aqui podemos recapitular e pesquisar em todas as mensagens recebidas, ou mesmo assinalar logo aquelas que nos parecem mais importantes. No caso do Teams, integra-se na perfeição com as ferramentas do Office. São ambos grátis na versão base e os planos de preços começam nos 4,20 euros do Teams e 6,25 euros do Slack.

7. Um ambiente focado na concentração

Há quem goste de ouvir rádio, música ou white noise enquanto trabalha, e podem até ter playlists preferidas para o fazer. Suspeitamos mesmo de que o teletrabalho em sintonia com a telescola terá feito disparar o número de ouvintes. Dito isto, a Brain.fm está numa liga à parte, pois toda a música que aqui passa foi estudada cientificamente para produzir um efeito específico, como estimular a concentração, relaxar ou adormecer. Por razões óbvias, e para o propósito deste artigo, destaquemos, pois, a concentração. A empresa cita vários estudos que provam como é mais eficaz do que um placebo (ou a sua playlist), e de facto a maioria dos utilizadores gaba-lhe os efeitos. Mas há também quem discorde, pelo que o melhor será experimentar e ver por si mesmo, até porque oferecem cinco sessões grátis que deve usar antes de avançar para a compra. Se o fizer, terá de gastar 50 euros.